Häufig gestellte Fragen

Taxi Office ist ein Angebot für alle Taxiunternehmen, die Mitglieder einer österreichischen Wirtschaftskammer sind.

Für die Anschaffung ist eine einmalige Benützungsgebühr in Höhe von € 200,- sowie eine Wartungs- und Servicepauschale in Höhe von € 90,- zu entrichten. In den Folgejahren fallen lediglich € 90,- für die Wartung- und Servicepauschale an. Der Vertrag kann jährlich verlängert werden.

Ja. Im Hauptmenü (www.taxioffice.at) finden Sie den Eintrag "Demo". Dort haben Sie die Möglichkeit, Taxi Office mit vollem Funktionsumfang zu testen. Alle eingetragenen Daten werden täglich automatisch zurückgesetzt.

Taxi Office funktioniert direkt in ihrem Browser auf allen Plattformen. Es braucht keine eigene App oder Installation am Computer.

Besuchen Sie die Seite www.taxioffice.at und klicken Sie auf "Jetzt bestellen". Es öffnet sich ein E-Mail-Fenster. Schreiben Sie uns auf die angegebene E-Mail-Adresse eine unverbindliche Anfrage. Wir werden uns anschließend mit Ihnen per E-Mail in Kontakt setzen und alle erforderlichen Schritte einleiten.

Der Vertrag wird für jeweils ein Jahr abgeschlossen. Anschließend kann der Vertrag durch erneute Überweisung der 90€ Wartungs- und Servicegebühren verlängert werden.

Bevor Sie Taxi Office optimal verwenden können, müssen Sie einmalig Firmendaten, Steuersätze, Daten der Benutzerverwaltung und die Kundenkategorien anlegen.

• Firmendaten: Kontaktinformationen des Unternehmens und Firmenlogo anlegen (Daten notwendig für Rechnungserstellung)
• Benutzerverwaltung: Legen Sie Ihre FahrerInnen und Programm-ManagerInnen an
• Steuersätze: Legen Sie Steuersätze (Taxifahrt Inland, Botenfahrt, Auslandsfahrten…) an. Folgende Steuersätze sind bereits voreingestellt: Taxifahrt Inland (10% MwSt) und Botenfahrt Inland (20% MwSt).
• Kundenkategorien: Legen Sie Kategorien für Ihre Kunden fest. Folgende Kategorien sind voreingestellt: Privatfahrt, Geschäftskunde, Hotel, Krankentransport, Botenfahrt.

Alle Daten und Kategorien können Sie entsprechend Ihrem Unternehmen anpassen oder erweitern.

Unter dem Reiter „Benutzerverwaltung“ können Sie Mitarbeiter im Taxi Office anlegen.

• Manager*innen: haben Zugang zu allen Funktionen des Programms, können Fahrten anlegen und bearbeiten, Rechnungen erstellen und Auswertungen einsehen.
• Fahrer*innen: sehen lediglich das Dashboard und den Reiter „Aufträge“. Sie können Aufträge nicht bearbeiten oder anlegen aber Kommentare zu einzelnen Fahrten hinzufügen.

Unter dem Reiter „Benutzerverwaltung“ – „+ Neuer Benutzer“ können Sie Ihre Mitarbeiter anlegen. Tragen Sie den Namen und E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein und wählen Sie eine Rolle (FahrerIn oder ManagerIn) aus. Der Mitarbeiter bekommt anschließend auf die angegebene E-Mail-Adresse ein Passwort zugesendet mit dem Sie auf app.taxioffice.at einsteigen können.

Beim Ausscheiden von Mitarbeiterinnen sollte darauf geachtet werden, diese wieder aus dem System zu löschen!

Für die Rechnungserstellung ist es notwendig, dass Sie unter dem Reiter „Firmendaten“ einige Angaben machen. Beim Erstellen einer Rechnung werden diese automatisch auf die Rechnung übernommen und die Rechnung entspricht so den gesetzlichen Vorgaben. Zusätzlich können Sie Ihr Firmenlogo hochladen, das dann ebenfalls auf Ihren Rechnungen abgedruckt wird.

Im Reiter „Steuersätze“ sind bereits zwei Steuersätze angelegt:

• Taxifahrt Inland: 10% MwSt
• Botenfahrt Inland: 20% MwSt

Wenn Sie zusätzliche Steuersätze anlegen möchten, z.B. Flughafentransfer von Innsbruck zum Flughafen München (Insges. 200 km), wählen Sie:

• „+ Neuer Steuersatz“ – Name eingeben –
• 1. „Land/Steuersatz“ = Deutschland
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• „Anteil“ = 60% (= ca. 120 km)
• 2. „Land/Steuersatz“ = Österreich
• „Anteil“ = 40% (= ca. 80 km)
• Speichern

Beim Anlegen eines neuen Auftrags mit diesem Steuersatz werden automatisch die MwSt. Sätze angepasst. Steuersätze, die einmal in Aufträgen verwendet wurden, können nicht mehr gelöscht werden.

Ein neuer Auftrag kann einfach unter dem Reiter „Aufträge“ - „+ Neuer Auftrag“ angelegt werden. Es ist notwendig, dass zuvor Steuersatz, FahrerInnen und Firmendaten angelegt wurden. Kunden können direkt im Auftrag angelegt werden. Bestehende Kunden werden automatisch bei Eingabe vorgeschlagen. Ein gespeicherter Auftrag erscheint im Reiter „Aufträge“ und im Dashboard.

Ja. Wird ein neuer Auftrag angelegt, kann gleichzeitig ein neuer Kunde angelegt werden. Benutzen Sie dazu das „Stift“ Symbol rechts neben dem Feld „Kunde“. Tragen Sie Namen und Telefonnummer des Kunden ein und klicken Sie auf „Speichern“. Der Kunde wird automatisch im Kundenstamm angelegt. Kundenkategorien können mit dieser Schnellerfassung nicht direkt vergeben werden. Dies ist nur über den Reiter „Kunden“ möglich.

Ja. Regelmäßige Fahrten oder Serienfahrten, die täglich, wöchentlich… zur selben Zeit anstehen können beim Anlegen eines neuen Auftrags unter dem Punkt „Wiederholung“ eingestellt werden. Sie können anschließend individuell (jeder Auftrag einzeln) im Dashboard bearbeitet oder bei Bedarf gelöscht werden.

Ja. Beim Anlegen eines neuen Auftrags kann unten direkt die Rückfahrt gebucht werden. Diese kann anschließend auch unabhängig von der Hinfahrt im Reiter „Aufträge“ oder im Dashboard bearbeitet werden. Ist eine Wiederholung im Auftrag angelegt (z.B. tägliche Fahrt), wird automatisch auch die Rückfahrt als Serienfahrt angelegt.

Ja. Es gibt folgende Möglichkeiten, eine Anmerkung anzulegen:

1. Anmerkung zum jeweiligen Auftrag: Beim Anlegen eines neuen Auftrags kann im Kommentarfeld ein Vermerk zur jeweiligen Fahrt gemacht werden, z.B. „Viel Gepäck“. Der Vermerk bezieht sich ausschließlich auf diese/diesen Fahrauftrag/-aufträge und scheint im Dashboard auf.
2. Der Vermerk wird direkt beim Kunden angelegt: Im Reiter „Kunden“ – „+ Neuer Kunde“ können Anmerkungen zum Kunden eingetragen werden, die bei jeder Fahrt dieses Kunden aufscheinen, z.B. „Rollstuhlfahrer“. Im Dashboard werden solche Kundenvermerke mit einem gelben „DETAILS!“ gekennzeichnet. Der Vermerk wird sichtbar, wenn der Auftrag geöffnet wird.
3. Anmerkung zum Auftrag durch den Fahrer: Beim Öffnen des Auftrags kann der Fahrer selbst Vermerke hineinschreiben, wenn etwas während der Fahrt vorfällt, z.B.: „Kunde 10 Minuten zu spät erschienen“. Dies ist insbesondere für Verzögerungen bei der Abrechnung von Krankentransporten nützlich.

Nein. Personen, die unter dem Reiter „Benutzerverwaltung“ als „FahrerIn“ angelegt wurden, können angelegte Aufträge zwar sehen aber nicht bearbeiten oder neu anlegen. Sie können jedoch beim Öffnen des Auftrags Kommentare zum Auftrag hinzufügen (siehe oben).

Ja. Fahraufträge im Dashboard werden beim Klick auf die Ortsnamen automatisch in Google Maps angezeigt.

Ja. Im Dashboard kann jeweils die Auftragsübersicht für die nächsten 3 Tage gedruckt werden.

Rechnungen können entweder direkt über das Dashboard oder im Reiter „Rechnungen“ erstellt werden:

• - Rechnungen: „Neue Rechnung“ – „Aufträge“ auswählen – „Zahlungsart“ – „Speichern“ – Auftrag/Rechnung öffnen - „Rechnung Anzeigen“ – „Drucken“ – „Bestätigen“ – „Drucken“
• - Dashboard: Auftrag öffnen - „Rechnung“- „Zahlungsart“ – „Speichern“- „Rechnung Anzeigen“ (weiter wie oben).

Achtung: Ist eine Rechnung erst mal gedruckt, können die Aufträge dazu nicht mehr geändert werden.

Im Dashboard oben rechts sehen Benutzer, die in der Benutzerverwaltung als „ManagerInnen“ angelegt sind, den Kasten „Abzurechnende Aufträge“. Dabei handelt es sich um alle Aufträge, die mit der Zahlungsart „Rechnung“ angelegt wurden aber für die noch keine Rechnung erstellt wurde.

Gedruckte Rechnungen werden im Reiter „Rechnungen“ mit dem Status OFFEN vermerkt. Beim Klick auf den Status lässt sich dieser als BEZAHLT kennzeichnen.

Im Reiter „Rechnungen“ können Sie nach dem Status (Offene, 1. Mahnung, 2. Mahnung…) selektieren.

Ja. Wird der Status einer Rechnung auf „erste/zweite/dritte Mahnung“ geändert, kann eine Mahngebühr eingegeben werden, die anschließend auf der Rechnung als „Zahlungserinnerung“ angezeigt wird.

Ja. Im Reiter „Rechnungen“ können Sie alle Rechnungen als CSV Datei herunterladen.

Nein. Für die Abrechnung mit den Krankenkassen braucht es nach wie vor ein eigenes Programm.

Ja. Wird ein neuer Auftrag angelegt, kann gleichzeitig ein neuer Kunde angelegt werden. Benutzen Sie dazu das „Stift“ Symbol rechts neben dem Feld „Kunde“. Tragen Sie Namen und Telefonnummer des Kunden ein und klicken Sie auf „Speichern“. Der Kunde wird automatisch im Kundenstamm angelegt. Kundenkategorien können mit dieser Schnellerfassung nicht vergeben werden. Dies ist nur über den Reiter „Kunden“ möglich.

Ja. Im Reiter „Kundenkategorien“ können Sie bestimmte Kategorien festlegen, z.B. Geschäftskunde, Botenfahrt, Hotel, Flughafentransfer… Dies gibt Ihnen eine zusätzliche Übersicht, wie viel Umsatz Sie z.B. mit Hotelkunden machen. Die Kategorien können Sie individuell festlegen. Im Reiter „Kunden“ können Sie (mit Klick auf den Namen) Ihren Kunden die angelegten Kategorien zuordnen. Es ist nur eine Kundenkategorie pro Kunde möglich.

Ja. Siehe oben: Kann ich Anmerkungen zum Auftrag oder zu einzelnen Kunden anlegen?

Im Dashboard werden Vermerke, die direkt beim Kunden angelegt wurden (z.B. „Rollstuhlfahrer“) mit einem gelben „DETAILS!“ gekennzeichnet. Der Vermerk wird sichtbar (oben grau hinterlegt), wenn der Auftrag geöffnet wird.

Ja. Im Reiter „Auswertungen“ finden Sie die Umsätze Ihrer abgerechneten Aufträge. Es wird der Umsatz nach Kunde, Kundenkategorie, Land (Auslandsfahrten), Fahrer und Steuersatz (Botenfahrt/Taxifahrt…) angezeigt. So haben Sie den besten Überblick, welcher Kunde, welcher Fahrer, welche Aufträge Ihnen wie viel Umsatz einbringen.

Ja. Die Posten können einzeln als CSV heruntergeladen werden.