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Häufig gestellte Fragen

Welchen Nutzen hat die Verwendung von Taxi Office?

Kein mühsames Eintragen von Aufträgen im Outlook oder anderen Kalendern mehr. Die Rechnungslegung von durchgeführten Aufträgen kann nicht mehr vergessen werden. Keine mühsame Suche nach Telefonnummern von Kunden und zudem eine vollständige Stammkundenkartei. Egal ob normale Taxifahrt, Botenfahrt oder Krankentransport: Durch die Verwendung von Taxi Office können Sie all Ihre Aufträge, Kunden und Rechnungen verwalten und haben Ihre Aufträge und Umsätze jederzeit im Blick:

  • Umfangreiche Fahrtenverwaltung mit Kommentarfunktion und Navigation
  • Kundenstamm einfach angelegen und verwalten
  • Überblick über Umsätze (Welcher Fahrer, Kunde, Auftrag bringt Ihnen wie viel Umsatz?)
  • Überblick über noch abzurechnende oder offene Rechnungen
  • Einfache Rechnungserstellung

Nutzungsbedingungen und Vertragslaufzeit

Wer kann das Programm nutzen?

Taxi Office ist ein Angebot für alle Taxiunternehmen, die Mitglieder einer österreichischen Wirtschaftskammer sind.

Was kostet mich Taxi Office?

Für die Anschaffung ist eine einmalige Benützungsgebühr in Höhe von € 200,- sowie eine Wartungs- und Servicepauschale in Höhe von € 90,- zu entrichten. In den Folgejahren fallen lediglich € 90,- für die Wartung- und Servicepauschale an. Der Vertrag kann jährlich verlängert werden.

Kann ich das Programm kostenlos testen?

Ja. Im Hauptmenü (www.taxioffice.at) finden Sie den Eintrag "Demo". Dort haben Sie die Möglichkeit, Taxi Office mit vollem Funktionsumfang zu testen. Alle eingetragenen Daten werden täglich automatisch zurückgesetzt.

Welche technischen Voraussetzungen brauche ich?

Taxi Office funktioniert direkt in ihrem Browser auf allen Plattformen. Es braucht keine eigene App oder Installation am Computer.

Wie bekomme ich meinen Taxi Office Zugang?

Besuchen Sie die Seite www.taxioffice.at und klicken Sie auf "Jetzt bestellen". Es öffnet sich ein E-Mail-Fenster. Schreiben Sie uns auf die angegebene E-Mail-Adresse eine unverbindliche Anfrage. Wir werden uns anschließend mit Ihnen per E-Mail in Kontakt setzen und alle erforderlichen Schritte einleiten.

Wie lange kann ich Taxi Office nutzen und wird der Vertrag automatisch verlängert?

Der Vertrag wird für jeweils ein Jahr abgeschlossen. Anschließend kann der Vertrag durch erneute Überweisung der 90€ Wartungs- und Servicegebühren verlängert werden.


Voreinstellungen

Welche Voreinstellungen muss ich tätigen bevor ich starten kann?

Bevor Sie Taxi Office optimal verwenden können, müssen Sie einmalig Firmendaten, Steuersätze, Daten der Benutzerverwaltung und die Kundenkategorien anlegen.

  • Firmendaten: Kontaktinformationen des Unternehmens und Firmenlogo anlegen (Daten notwendig für Rechnungserstellung)
  • Benutzerverwaltung: Legen Sie Ihre FahrerInnen und Programm-ManagerInnen an
  • Steuersätze: Legen Sie Steuersätze (Taxifahrt Inland, Botenfahrt, Auslandsfahrten…) an. Folgende Steuersätze sind bereits voreingestellt: Taxifahrt Inland (10% MwSt) und Botenfahrt Inland (20% MwSt).
  • Kundenkategorien: Legen Sie Kategorien für Ihre Kunden fest. Folgende Kategorien sind voreingestellt: Privatfahrt, Geschäftskunde, Hotel, Krankentransport, Botenfahrt.

Alle Daten und Kategorien können Sie entsprechend Ihrem Unternehmen anpassen oder erweitern.

Wie lege ich FahrerInnen oder ManagerInnen an?

Unter dem Reiter „Benutzerverwaltung“ können Sie Mitarbeiter im Taxi Office anlegen.

  • Manager*innen: haben Zugang zu allen Funktionen des Programms, können Fahrten anlegen und bearbeiten, Rechnungen erstellen und Auswertungen einsehen.
  • Fahrer*innen: sehen lediglich das Dashboard und den Reiter „Aufträge“. Sie können Aufträge nicht bearbeiten oder anlegen aber Kommentare zu einzelnen Fahrten hinzufügen.
Wie bekommen meine Mitarbeiter Zugang zum Programm?

Unter dem Reiter „Benutzerverwaltung“ – „+ Neuer Benutzer“ können Sie Ihre Mitarbeiter anlegen. Tragen Sie den Namen und E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein und wählen Sie eine Rolle (FahrerIn oder ManagerIn) aus. Der Mitarbeiter bekommt anschließend auf die angegebene E-Mail-Adresse ein Passwort zugesendet mit dem Sie auf app.taxioffice.at einsteigen können.

Beim Ausscheiden von Mitarbeiterinnen sollte darauf geachtet werden, diese wieder aus dem System zu löschen!

Warum muss ich meine Firmendaten eingeben?

Für die Rechnungserstellung ist es notwendig, dass Sie unter dem Reiter „Firmendaten“ einige Angaben machen. Beim Erstellen einer Rechnung werden diese automatisch auf die Rechnung übernommen und die Rechnung entspricht so den gesetzlichen Vorgaben. Zusätzlich können Sie Ihr Firmenlogo hochladen, das dann ebenfalls auf Ihren Rechnungen abgedruckt wird.

Wie lege ich die Steuersätze für Auslandsfahrten an?

Im Reiter „Steuersätze“ sind bereits zwei Steuersätze angelegt:

  • Taxifahrt Inland: 10% MwSt
  • Botenfahrt Inland: 20% MwSt

Wenn Sie zusätzliche Steuersätze anlegen möchten, z.B. Flughafentransfer von Innsbruck zum Flughafen München (Insges. 200 km), wählen Sie:

  • „+ Neuer Steuersatz“ – Name eingeben –
  • 1. „Land/Steuersatz“ = Deutschland
  • l>
  • „Anteil“ = 60% (= ca. 120 km)
  • 2. „Land/Steuersatz“ = Österreich
  • „Anteil“ = 40% (= ca. 80 km)
  • Speichern

Beim Anlegen eines neuen Auftrags mit diesem Steuersatz werden automatisch die MwSt. Sätze angepasst. Steuersätze, die einmal in Aufträgen verwendet wurden, können nicht mehr gelöscht werden.


Aufträge

Wie lege ich einen Auftrag an?

Ein neuer Auftrag kann einfach unter dem Reiter „Aufträge“ - „+ Neuer Auftrag“ angelegt werden. Es ist notwendig, dass zuvor Steuersatz, FahrerInnen und Firmendaten angelegt wurden. Kunden können direkt im Auftrag angelegt werden. Bestehende Kunden werden automatisch bei Eingabe vorgeschlagen. Ein gespeicherter Auftrag erscheint im Reiter „Aufträge“ und im Dashboard.

Ich habe einen neuen Kunden. Kann ich diesen direkt im Auftrag anlegen?

Ja. Wird ein neuer Auftrag angelegt, kann gleichzeitig ein neuer Kunde angelegt werden. Benutzen Sie dazu das „Stift“ Symbol rechts neben dem Feld „Kunde“. Tragen Sie Namen und Telefonnummer des Kunden ein und klicken Sie auf „Speichern“. Der Kunde wird automatisch im Kundenstamm angelegt. Kundenkategorien können mit dieser Schnellerfassung nicht direkt vergeben werden. Dies ist nur über den Reiter „Kunden“ möglich.

Kann ich regelmäßige Fahrten anlegen?

Ja. Regelmäßige Fahrten oder Serienfahrten, die täglich, wöchentlich… zur selben Zeit anstehen können beim Anlegen eines neuen Auftrags unter dem Punkt „Wiederholung“ eingestellt werden. Sie können anschließend individuell (jeder Auftrag einzeln) im Dashboard bearbeitet oder bei Bedarf gelöscht werden.

Kann ich zum Auftrag direkt eine Rückfahrt hinzufügen?

Ja. Beim Anlegen eines neuen Auftrags kann unten direkt die Rückfahrt gebucht werden. Diese kann anschließend auch unabhängig von der Hinfahrt im Reiter „Aufträge“ oder im Dashboard bearbeitet werden. Ist eine Wiederholung im Auftrag angelegt (z.B. tägliche Fahrt), wird automatisch auch die Rückfahrt als Serienfahrt angelegt.

Kann ich Anmerkungen zum Auftrag oder zu einzelnen Kunden anlegen?

Ja. Es gibt folgende Möglichkeiten, eine Anmerkung anzulegen:

  1. Anmerkung zum jeweiligen Auftrag: Beim Anlegen eines neuen Auftrags kann im Kommentarfeld ein Vermerk zur jeweiligen Fahrt gemacht werden, z.B. „Viel Gepäck“. Der Vermerk bezieht sich ausschließlich auf diese/diesen Fahrauftrag/-aufträge und scheint im Dashboard auf.
  2. Der Vermerk wird direkt beim Kunden angelegt: Im Reiter „Kunden“ – „+ Neuer Kunde“ können Anmerkungen zum Kunden eingetragen werden, die bei jeder Fahrt dieses Kunden aufscheinen, z.B. „Rollstuhlfahrer“. Im Dashboard werden solche Kundenvermerke mit einem gelben „DETAILS!“ gekennzeichnet. Der Vermerk wird sichtbar, wenn der Auftrag geöffnet wird.
  3. Anmerkung zum Auftrag durch den Fahrer: Beim Öffnen des Auftrags kann der Fahrer selbst Vermerke hineinschreiben, wenn etwas während der Fahrt vorfällt, z.B.: „Kunde 10 Minuten zu spät erschienen“. Dies ist insbesondere für Verzögerungen bei der Abrechnung von Krankentransporten nützlich.
Kann mein Fahrer/meine Fahrerin die angelegten Aufträge bearbeiten/verändern?

Nein. Personen, die unter dem Reiter „Benutzerverwaltung“ als „FahrerIn“ angelegt wurden, können angelegte Aufträge zwar sehen aber nicht bearbeiten oder neu anlegen. Sie können jedoch beim Öffnen des Auftrags Kommentare zum Auftrag hinzufügen (siehe oben).

Kann ich über Taxi Office auch navigieren?

Ja. Fahraufträge im Dashboard werden beim Klick auf die Ortsnamen automatisch in Google Maps angezeigt.

Kann ich eine Übersicht meiner Aufträge drucken oder exportieren?

Ja. Im Dashboard kann jeweils die Auftragsübersicht für die nächsten 3 Tage gedruckt werden.


Rechnungen

Wie erstelle ich eine Rechnung?

Rechnungen können entweder direkt über das Dashboard oder im Reiter „Rechnungen“ erstellt werden:

  • - Rechnungen: „Neue Rechnung“ – „Aufträge“ auswählen – „Zahlungsart“ – „Speichern“ – Auftrag/Rechnung öffnen - „Rechnung Anzeigen“ – „Drucken“ – „Bestätigen“ – „Drucken“
  • - Dashboard: Auftrag öffnen - „Rechnung“- „Zahlungsart“ – „Speichern“- „Rechnung Anzeigen“ (weiter wie oben).

Achtung: Ist eine Rechnung erst mal gedruckt, können die Aufträge dazu nicht mehr geändert werden.

Wo sehe ich die Aufträge, für die ich noch keine Rechnung gestellt habe?

Im Dashboard oben rechts sehen Benutzer, die in der Benutzerverwaltung als „ManagerInnen“ angelegt sind, den Kasten „Abzurechnende Aufträge“. Dabei handelt es sich um alle Aufträge, die mit der Zahlungsart „Rechnung“ angelegt wurden aber für die noch keine Rechnung erstellt wurde.

Eine Rechnung wurde vom Kunden beglichen. Wie vermerke ich das im System?

Gedruckte Rechnungen werden im Reiter „Rechnungen“ mit dem Status OFFEN vermerkt. Beim Klick auf den Status lässt sich dieser als BEZAHLT kennzeichnen.

Wo sehe ich alle Rechnungen, die meine Kunden noch nicht bezahlt haben?

Im Reiter „Rechnungen“ können Sie nach dem Status (Offene, 1. Mahnung, 2. Mahnung…) selektieren.

Kann ich eine Mahngebühr erheben, wenn eine Rechnung noch nicht bezahlt wurde?

Ja. Wird der Status einer Rechnung auf „erste/zweite/dritte Mahnung“ geändert, kann eine Mahngebühr eingegeben werden, die anschließend auf der Rechnung als „Zahlungserinnerung“ angezeigt wird.

Kann ich eine Übersicht aller Rechnungen herunterladen?

Ja. Im Reiter „Rechnungen“ können Sie alle Rechnungen als CSV Datei herunterladen.

Können Direktverrechnungen mit Krankenkassen (Krankentransporte) über Taxi Office verrechnet werden?

Nein. Für die Abrechnung mit den Krankenkassen braucht es nach wie vor ein eigenes Programm.


Kunden

Kann ich Kunden direkt aus dem Auftrag heraus anlegen?

Ja. Wird ein neuer Auftrag angelegt, kann gleichzeitig ein neuer Kunde angelegt werden. Benutzen Sie dazu das „Stift“ Symbol rechts neben dem Feld „Kunde“. Tragen Sie Namen und Telefonnummer des Kunden ein und klicken Sie auf „Speichern“. Der Kunde wird automatisch im Kundenstamm angelegt. Kundenkategorien können mit dieser Schnellerfassung nicht vergeben werden. Dies ist nur über den Reiter „Kunden“ möglich.

Kann ich meine Kunden kategorisieren?

Ja. Im Reiter „Kundenkategorien“ können Sie bestimmte Kategorien festlegen, z.B. Geschäftskunde, Botenfahrt, Hotel, Flughafentransfer… Dies gibt Ihnen eine zusätzliche Übersicht, wie viel Umsatz Sie z.B. mit Hotelkunden machen. Die Kategorien können Sie individuell festlegen. Im Reiter „Kunden“ können Sie (mit Klick auf den Namen) Ihren Kunden die angelegten Kategorien zuordnen. Es ist nur eine Kundenkategorie pro Kunde möglich.

Kann ich Vermerke zu meinen Kunden speichern?

Ja. Siehe oben: Kann ich Anmerkungen zum Auftrag oder zu einzelnen Kunden anlegen?

Wie sieht der Fahrer Vermerke, die beim Kunden angelegt wurden?

Im Dashboard werden Vermerke, die direkt beim Kunden angelegt wurden (z.B. „Rollstuhlfahrer“) mit einem gelben „DETAILS!“ gekennzeichnet. Der Vermerk wird sichtbar (oben grau hinterlegt), wenn der Auftrag geöffnet wird.


Auswertungen

Kann ich meine Umsätze auswerten?

Ja. Im Reiter „Auswertungen“ finden Sie die Umsätze Ihrer abgerechneten Aufträge. Es wird der Umsatz nach Kunde, Kundenkategorie, Land (Auslandsfahrten), Fahrer und Steuersatz (Botenfahrt/Taxifahrt…) angezeigt. So haben Sie den besten Überblick, welcher Kunde, welcher Fahrer, welche Aufträge Ihnen wie viel Umsatz einbringen.

Kann ich die Übersicht über meine Umsätze exportieren/herunterladen?

Ja. Die Posten können einzeln als CSV heruntergeladen werden.

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